Zoho CRM et automatisation des opérations
Automatiser les opérations d’un OBNL, du suivi des participants à la facturation.
La Maison des Tournesols accompagne des personnes aidées et leurs proches aidants. Ses données étaient éclatées entre services et listes incohérentes : il fallait un CRM fidèle à sa réalité, jusqu’à la facture.
Automatiser les opérations d’un OBNL, du suivi des participants à la facturation.
4
Modules sur mesure
Conçus pour la réalité de l’organisme
733
Relations d’aide
Liens aidé et aidant documentés
155
Présences par semaine
Générées automatiquement
1584
Services
Rendus ou mis en contact
Des réalités humaines imbriquées
Le défi
Dans un organisme de proche aidance, la personne qui reçoit le service, celle qui en fait la demande et celle qui paie sont rarement la même. Les outils standards de Zoho ne savaient pas représenter ces liens. Les informations d’une même personne étaient dispersées entre plusieurs enregistrements, les listes de valeurs polluées par des années d’imports, et les présences aux activités n’étaient reliées ni au CRM, ni à la facturation.
Pensés pour la proche aidance
Modules sur mesure
Nous avons conçu quatre modules qui n’existent pas dans Zoho : Programmes pour les services rendus, Événements pour les activités datées, Présences, et Relations aide. Ce dernier relie deux contacts depuis un seul enregistrement, avec le lien de parenté et le rôle : une même personne peut ainsi être aidée dans un dossier et aidante dans un autre, sans fiche en double. Un contact payeur distinct peut aussi être désigné, parce que la personne présente est rarement celle qui règle.
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Le travail invisible qui compte
Migration des données
Les dossiers confidentiels du programme Répit vivaient sur la fiche du service. Nous les avons regroupés sur la fiche contact, dans des sections masquées qui s’affichent automatiquement dès qu’une donnée arrive. La migration a déplacé 33 champs sur 292 fiches, sans une erreur ni aucune suppression. En chemin, nous avons harmonisé les listes de valeurs entre modules et éliminé les doublons accumulés au fil des imports : des jours écrits de quatre façons, des vocabulaires en double, des valeurs parasites.
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Présences automatisées
Chaque semaine prête d’avance
Chaque fin de semaine, une fonction planifiée crée les activités et les présences de la semaine suivante, à partir des services actifs, des journées obtenues et du transport de chaque personne. Une clé d’unicité garantit qu’une relance ne crée jamais de doublon. Le système produit environ 16 activités et 155 présences par semaine, et près de 1 000 présences sont déjà enregistrées.
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Pour les bénévoles sur place
Pour les bénévoles sur place
Les bénévoles sur place n’ont aucun accès au CRM. Nous avons développé une application Zoho Creator avec un formulaire public protégé par code d’accès : elle charge les participants attendus, permet de saisir la présence, le transport utilisé, le repas servi et une note du jour, d’ajouter une personne imprévue, puis réécrit tout dans le CRM. Six statuts distinguent présences et absences facturables ou gratuites, et une absence remet automatiquement transports et repas à zéro pour éviter toute facture erronée.
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Facturation Zoho Books
Facturation Zoho Books
Le catalogue d’articles a été calibré sur la réalité de l’organisme, transport du matin et de l’après‑midi facturés séparément compris. Une fonction prend une personne et une période, récupère ses présences facturables, met à jour la fiche client, crée la facture en brouillon puis marque chaque présence comme facturée. Une présence déjà facturée n’est jamais reprise, et la facture part au bon payeur. Rien ne s’envoie seul : la comptable valide et expédie.
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